Hoje, não há como gerenciar um estabelecimento de saúde sem um bom sistema para hospitais que integre, automatize e facilite os processos administrativos.
Além de ser um ambiente de missão crítica, o hospital normalmente lida com incontáveis elementos dentro do escopo de gerenciamento.
São máquinas de exames, equipamentos cirúrgicos, leitos, toda infraestrutura física, bem como todos os profissionais de alto nível técnico que devem fazer isso funcionar.
Tudo de forma sintonizada, alinhada aos objetivos do hospital ou operadora de saúde e condizente com o nível de demanda dos pacientes.
São esses os elementos que qualificam um estabelecimento de saúde para o sucesso, destacando-o da concorrência.
Nesse contexto, o sistema hospitalar é um ganho estratégico, capaz de melhorar a qualidade dos serviços prestados, potencializar várias áreas do negócio e facilitar toda jornada do paciente.
Neste guia completo, você vai aprender mais sobre os benefícios e a importância de investir em tecnologia para o seu negócio. Confira!
O que é um sistema para hospitais?
O sistema para hospitais é uma ferramenta de gestão que integra os setores administrativos e facilita o gerenciamento de várias atividades.
Dentro de uma operadora de saúde, a gestão de processos hospitalares é algo realmente complicado.
Afinal, esse foi sempre um desafio dos gestores da área: manter os processos sob controle, com um olho nos resultados e outro na execução – ainda mais se tratando de um ecossistema tão volátil como o de um hospital ou de uma clínica.
Além da missão crítica relacionada à prestação do serviço, é necessário cumprir uma série de obrigações de acordo com compliance interno e legislações da área.
O sistema de gestão hospitalar, também conhecido pela sigla SGH, facilita praticamente todos esses processos.
Através de sua infraestrutura tecnológica, a plataforma registra e centraliza dados, agilizando o atendimento a pacientes.
Com o sistema, é possível acessar o prontuário eletrônico de pacientes com facilidade, o que dinamiza todo processo de encaminhamento para outros setores do estabelecimento.
Além disso, a ferramenta possibilita a integração de dados de todos os setores, tornando a gestão das áreas mais simples.
Com poucos cliques, você consegue gerenciar materiais e recursos, administrar a ocupação de leitos e também realizar outras tarefas administrativas, como organização da folha de pagamento.
A importância de investir em um sistema de gestão hospitalar
O sistema para hospitais serve para consolidar uma infraestrutura moderna no ambiente hospitalar. A ferramenta possibilita uma gestão integrada dos processos, contribuindo para a otimização de tarefas e melhor experiência do paciente.
Com o sistema de gestão, é possível realizar a coleta de informações qualificadas sobre os pacientes e colaboradores, melhorando significativamente o atendimento.
Afinal, você terá em mãos as informações necessárias para direcionar os profissionais mais adequados para cada caso.
É um modo de qualificar o atendimento e os procedimentos médicos, evitando falhas e retrabalhos.
Na prática, essa tecnologia serve para uma infinidade de funções, como agregar o prontuário eletrônico e hospedá-lo na nuvem, por exemplo.
Assim, há um risco muito baixo de perda ou extravio de arquivos, já que os documentos são armazenados na internet e possuem backups recorrentes.
Esse ponto ainda é complementado: com acesso rápido e fácil ao prontuário eletrônico, a equipe pode prestar um atendimento de maior qualidade e realmente personalizado, respeitando as necessidades do paciente.
Além disso, o sistema para hospitais ainda pode centralizar os canais de comunicação.
Assim, os agendamentos são realizados com maior flexibilidade – o que favorece o público, pois possibilita o uso de telefone, e-mail, SMS, etc.
O fato do sistema de gestão centralizar as informações também é de alto valor, visto que fica mais fácil para que todos da equipe de atendimento acessem os dados.
Tudo isso contribui para uma melhor organização interna, refletindo em um atendimento realmente sólido e de qualidade.
Ao investir nesse tipo de tecnologia, o hospital ou clínica aposta na melhoria do relacionamento com o cliente, o que se traduz em maior confiança e credibilidade, importantes diferenciais competitivos nos dias de hoje.
Quais são as principais funcionalidades de um sistema para hospitais?
O sistema de gestão para hospitais é composto de diversos recursos e funcionalidades. Sua atuação busca integrar os setores, de forma que o trabalho ocorra em sintonia e de forma transparente.
Isso está diretamente conectado com a transformação digital.
Na gestão hospitalar, o movimento se traduz no uso de tecnologias inovadoras para aprimorar a administração do estabelecimento de saúde.
Novas tecnologia são incorporadas à espinha dorsal do estabelecimento, integrando dados e processos de forma a contribuir com questões como:
- Interoperabilidade;
- Atendimento humanizado;
- Melhor governança hospitalar;
- Manter a organização financeira;
- Promover a comunicação integrada;
- Fortalecer rotinas de manutenção preventiva;
- Melhorar os processos de assepsia e esterilização.
Desse modo, a transformação digital funciona como um guia para a modernização do ambiente hospitalar, desde sua gestão até os procedimentos médicos em si.
Nesse contexto, confira as principais funcionalidades do sistema de gestão hospitalar e entenda como elas podem auxiliar o seu negócio.
Controle e reserva de leitos
A gestão de leitos é um assunto muito importante para um hospital ou clínica. Os acontecimentos pós 2020 apenas reforçam a necessidade dos estabelecimentos de saúde de reforçarem o controle dos leitos hospitalares.
A boa notícia é que o sistema para hospitais facilita o controle dos leitos, através da visualização e monitoramento constante do uso das camas.
Ou seja, os leitos ocupados, disponíveis, reservados, em limpeza, etc.
Assim, você pode combater a ociosidade dos leitos ao aprimorar o planejamento para o seu uso.
Planejamento, inclusive, é uma palavra-chave.
O sistema favorece o gerenciamento completo das camas hospitalares, facilitando o entendimento sobre os tipos de leitos que um paciente pode utilizar – conforme seu plano de saúde, por exemplo.
Gestão centralizada de informações
Quando seu estabelecimento de saúde investe na gestão da saúde digital, um dos principais ganhos está no acesso às informações.
O sistema hospitalar é especializado exatamente nisso: centralizar o máximo de informações, de forma que o atendimento seja o mais personalizado possível.
Assim, é possível realizar um diagnóstico fácil e preciso com base nas informações prévias já armazenadas no histórico do paciente.
É como estar um passo à frente dos problemas que acometem os pacientes, qualificando o processo de tratamento.
Além dos benefícios para a jornada dos pacientes, a centralização de informações também contribui diretamente para a eficiência dos setores administrativos.
O negócio ganha em transparência, conformidade e previsibilidade financeira.
Isso porque a ferramenta permite uma integração entre áreas fundamentais para a sustentabilidade da operação, como controle financeiro, documentação clínica e fiscal e faturamento hospitalar.
Com dados organizados e acessíveis, é possível melhorar o controle de gastos, reduzir erros, evitar retrabalho e agilizar a tomada de decisões embasadas.
Controle dos recursos materiais
O sistema para hospitais permite que sua equipe tenha total controle dos recursos e materiais utilizados em procedimentos médicos.
É uma forma de digitalizar um processo comumente manual, cujo controle se dá por planilhas dispersas no sistema da operadora de saúde.
Com o sistema para hospitais, esse problema não existe.
Há uma funcionalidade que permite uma gestão integrada dos recursos, como o controle de farmácia, por exemplo.
Outra integração importante é entre o controle de estoque e a CME (Central de Material e Esterilização).
Como o sistema permite rastrear com precisão os materiais esterilizados, desde a entrada até a liberação para uso, o controle de instrumentos não esterilizados torna-se mais assertivo.
Na prática, isso reduz riscos de infecção hospitalar e otimiza o ciclo de reprocessamento de materiais.
Além disso, a integração com o estoque ajuda a prever necessidades de reposição, evitar desperdícios ou falta de recursos.
Processos assistenciais mais organizados
O sistema para hospitais permite a digitalização de processos assistenciais, otimizando etapas importantes da jornada do paciente, como recepção, agendamento de consultas e exames, bem como o atendimento em si.
Isso ajuda a promover maior fluidez no fluxo de pacientes.
A teleconsulta é um ótimo exemplo dessa organização. Além de oferecer comodidade ao paciente, esse modelo de consulta gera maior capilaridade no atendimento – ou seja, traz benefícios tanto para os pacientes quanto para a instituição.
Prontuário eletrônico
O prontuário eletrônico é um verdadeiro diferencial para hospitais ou clínicas.
Com um sistema de gestão, você pode migrar os dados para a plataforma e unificar o controle.
Assim, além de reduzir custos, seu time tem como agilizar o atendimento.
É possível realizar alterações em tempo real, bem como aprofundar a quantidade de informações – como anotações ou anexação de exames de imagem, compondo um histórico mais robusto da jornada do paciente.
Sistema de agendamento
O sistema para hospitais também possui uma funcionalidade precisa que ajuda pacientes a agendar, confirmar e cancelar suas consultas médicas, tudo isso de maneira digital.
É um verdadeiro avanço que ajuda tanto a empresa hospitalar no controle de pacientes como também o usuário para ter maior praticidade.
Controle de ponta a ponta do centro cirúrgico
A gestão do centro cirúrgico é um dos pontos críticos de qualquer hospital. O processo exige um controle preciso sobre materiais, equipe, horários e etapas do procedimento.
Um bom sistema hospitalar entende a importância dessa gestão para a operação e, por isso, traz funcionalidades que permitem acompanhar cada fase da cirurgia, desde o agendamento até a recuperação do paciente.
Além de registrar todos os materiais utilizados, ele também ajuda a organizar a escala da equipe e pode ser integrado ao prontuário eletrônico para garantir acesso aos dados necessários ao procedimento.
O sistema ainda pode ajudar no monitoramento de indicadores de desempenho, como tempo médio de internação, complicações e reoperações.
Melhor controle de IRAS
O software de gestão também pode ajudar a gerenciar um grande desafio em ambientes hospitalares: as IRAS (Infecções Relacionadas à Assistência à Saúde).
Com ele, é possível identificar, rastrear e prevenir essas ocorrências com base em dados atualizados e protocolos de controle eficientes.
O sistema garante o monitoramento, em tempo real, de pacientes com risco aumentado, além de permitir identificar e acompanhar os ambientes com maior incidência e controlar o uso de antimicrobianos.
Isso melhora a resposta a surtos, garante conformidade com as normas da Anvisa e contribui para um ambiente mais seguro.
6 Motivos para investir em um sistema para hospitais
A importância de investir em um sistema para hospitais está nos próprios dados do setor.
Na pesquisa “Hospitais mais inteligentes e conectados”, mais da metade dos participantes afirmaram que a equipe administrativa está sobrecarregada e não consegue finalizar as tarefas durante o expediente.
Esses entrevistados também concordaram que a tecnologia pode ajudar na otimização de diferentes tarefas, como o controle de medicamentos, atendimento aos pacientes e fluxos de trabalho de enfermagem.
Agora, que tal entender como o sistema para hospitais se encaixa em uma realidade que necessita de mais entrega operacional dos profissionais e menos tempo desperdiçado nas tarefas administrativas? Confira!
1. Aumento da produtividade
O sistema para gestão de hospitais é ideal para reduzir o tempo investido em tarefas repetitivas do escopo administrativo do negócio.
Graças às suas funcionalidades, é possível automatizar uma série de execuções e processos.
Assim, os profissionais podem focar diretamente na qualidade do atendimento, reduzindo o tempo de espera, as filas e tornando os tratamentos mais eficientes.
2. Redução de erros
Preencher formulários, fechar contas, realizar balanços, controlar materiais e recursos, realizar uma gestão eficiente de leitos hospitalares.
Todas são tarefas que podem sofrer muito com a desatenção dos profissionais encarregados.
A melhor forma de evitar erros é confiando em um sistema que realmente automatize boa parte dessas execuções, dando mais autonomia aos setores.
3. Segurança das informações
Com robustos mecanismos de defesa, o sistema para hospitais garante total integridade e confidencialidade dos dados de pacientes e da organização.
Ao fazer isso, essas soluções tecnológicas também ajudam a manter a conformidade com exigências legais, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
A aplicação da LGPD na saúde é fundamental para manter o controle e a proteção dos dados sensíveis, especialmente em ambientes hospitalares, onde a exposição indevida pode gerar graves consequências tanto para pacientes quanto para a instituição.
Com o sistema, você consegue definir níveis de acesso, rastrear alterações em documentos e, assim, ampliar a segurança em todo o ciclo da informação.
4. Melhoria no fluxo de comunicação
Ao integrar setores, o SGH permite que as informações corram de um lado ao outro do estabelecimento de saúde de forma transparente.
Isso ajuda tanto na execução dos procedimentos envolvidos em um tratamento, como também na gestão do negócio, evitando que erros aconteçam em atividades como cobranças ou criação de relatórios.
5. Integração entre setores
O sistema para hospitais é uma solução ampla, que abrange toda instituição, integrando os setores de forma que o trabalho seja 100% alinhado conforme os objetivos estratégicos.
6. Otimização dos recursos materiais
Por fim, vale ressaltar como o sistema para hospitais contribui na otimização dos recursos materiais da instituição.
Com processos de diagnóstico, atendimento e tratamento organizados e integrados, você evita retrabalhos e diminui a taxa de erros.
Assim, também otimiza o uso dos recursos da clínica, o que torna os resultados mais eficientes e reduz custos.
Como escolher o melhor sistema para seu hospital?
Observando de qualquer ponto de vista, investir em um sistema para hospitais é movimento essencial para que a instituição se posicione de forma competitiva no mercado.
Mas… E na hora de escolher o sistema de gestão hospitalar, o que levar em conta?
A gente te dá alguns passos e características a serem avaliados nesse processo. Veja só:
- Identifique suas necessidades: avalie a sua operação e entenda quais áreas do seu negócio mais apresentam pontos-críticos passíveis de otimização;
- Saiba como é a qualidade do suporte prestado: busque desenvolvedoras que oferecem bons níveis de atendimento e suporte técnico, garantindo a estabilidade da sua operação 24×7;
- Avalie as funcionalidades: com base nos pontos identificados, busque uma solução robusta e modular, que se adeque às necessidades do seu negócio e que permita uma aderência escalável a todas as funcionalidades;
- Considere o custo-benefício: coloque na ponta da caneta as funcionalidades, a relevância da empresa por trás do desenvolvimento do sistema e o custo da implementação e treinamento para avaliar o custo-benefício. Qualidade e potencial de escalabilidade devem ser prioridades.
TOTVS Saúde Hospitais e Clínicas
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O TOTVS Saúde Hospitais e Clínicas é um sistema de gestão para operações de todos os portes.
O sistema pode servir como ponto de partida para a digitalização da sua instituição de saúde, integrando setores e informações de forma a aumentar a eficiência de cada processo, desde o agendamento até o pós-consulta.
Além de contar com módulo dedicado à CME e ao controle de IRAS, ele oferece funcionalidades administrativas essenciais, como controle de documentos, gestão de custos e faturamento.
Que tal iniciar a transformação digital da gestão hospitalar da sua instituição? O primeiro passo é implementar o TOTVS Saúde Hospitais e Clínicas, confira!
Conclusão
Discutir a modernização da saúde é algo constante em nosso blog – se você já leu outros posts sobre o assunto sabe bem disso.
Nesse conteúdo, passamos pelo principal protagonista dessa transformação na gestão hospitalar: o sistema de gestão para hospitais.
É uma tecnologia necessária, que aprimora a entrega de todos os setores, reduz erros e permite que seu estabelecimento lide melhor com uma demanda tão volátil.
Agora que você já sabe tudo isso e entendeu a importância do sistema para hospitais, que tal começar agora seu processo de transformação digital?
Para complementar a leitura, vale a pena conferir nosso conteúdo sobre tecnologia na saúde.
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